Oikeilla työkaluilla jää aikaa asiakastyytyväisyyden vaalimiselle ja toiminnan kehittämiselle
Toimiala
Tilitoimisto
2010-luvun alussa tehty päätös lähteä sähköisen taloushallinnon tielle oli oikea ratkaisu. Se on mahdollistanut nykyaikaiset palvelut ja liiketoiminnan kasvun. Asiakkaiden tarpeet ovat muuttuneet vuosien varrella ja ilman oikeita sähköisiä työkaluja asiakastarpeen tyydyttäminen ei olisi ollut mahdollista. Päätös tuolloin lähteä uudistamaan asiakkaiden taloushallintoa oli oikea. Samalla otimme tilitoimistomme käyttöön NetBaron®-toiminnanohjausjärjestelmän.
Yli 30 vuotta tilitoimistopalvelua
Edustustili Oy on vuonna 1992 perustettu nykyisin auktorisoitu tilitoimisto. Helsingin Pukinmäessä sijaitsevassa toimistossa palvelee reilun kymmenen hengen tiimi. Tarjoamme taloushallintopalveluita PK-sektorin yrityksille. Kuuntelemme tarkalla korvalla asiakkaitamme, selvitämme huolellisesti asiakastarpeen ja pyrimme löytämään heille joustavan, tehokkaan sekä nykyaikaisen taloushallinnon ratkaisun. Ratkaisumme on mahdollistanut muun muassa sen, että osa nykyisistä asiakkaistamme ovat olleet asiakkaitamme yli 30 vuotta.
Kuten tilitoimistoilla yleensä, meilläkin asiakaskunta koostuu niin yksinyrittäjistä kuin toimijoista, jotka työllistävät kymmeniä ihmisiä. Suurimpien asiakkaiden liikevaihdot vaihtelevat aina 30 M€ saakka. Asiakkaiden toimiala kirjo on laaja.
Sähköisen taloushallinnon tielle
2010-luvun alussa tehty päätös lähteä sähköisen taloushallinnon tielle oli oikea ratkaisu, joka osaltaan mahdollisti tilitoimiston liiketoiminnan kasvun. Otimme ensimmäiset NetBaron®-sovellukset käyttöön vuonna 2012–2013.
Asiakkaiden tarpeet ovat muuttuneet vuosien varrella. Päätös lähteä sähköistämään asiakkaiden taloushallintoa ja toiminnanohjausta oli tuohon aikaan erilainen. Tällä hetkellä uudet asiakkaat edellyttävät ja tarvitsevat erilaisia sähköisiä palveluita. Liityimme OLE Online -tilitoimistoverkostoon ja valitsimme NetBaronin, koska sen ominaisuudet vastasivat tarpeitamme.
Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon tapahtui ottamalla käyttöön NetBaron®-sovellusperheestä talouden sovellukset. Näitä olivat muun muassa sähköinen myynti- ja ostoreskontra, sähköinen laskujen vastaanotto ja lähetys, automaattiset sähköiset tiliotteet ja raportointi.
Henkilöstön määrän kasvaessa, oli selvää, että tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmä. NetBaronin® avulla varmistamme, että kaikki asiakastyöt tehdään ajallaan. Näin päivittäisen työn tekemistä voidaan ohjata ja johtaa sekä varmistaa, että tehdyt työt ja käytetty aika tulevat kirjatuksi. Tilitoimiston toiminnanohjaus sisältää myös toimeksiantoihin liittyvien työtehtävien seurannan, josta työt päätyvät halutessa automaattisesti laskutukseen. NetBaron® tilitoimiston työkaluna on notkea ja tehokas.
Koen, että kaikissa yrityksissä laskutusprosessin tulee olla kunnossa. Se on avainasemassa, jotta elinkeinotoimintaa voidaan harjoittaa pitkäjänteisesti.
Tilitoimisto ja asiakas samassa järjestelmässä
Mitä laajempaa asiakkaan yritystoiminta on, sitä tärkeämpää on se, että voimme käyttää samaa järjestelmää reaaliaikaisesti. Yhteiskäyttöjärjestelmä on mahdollistanut korkean taloushallinnon laadun. Ajantasainen raportointi ja sen analyyttinen tulkinta kertoo asiakkaalle liiketoiminnan tilasta ja tukee tarvittaessa päätöksen teossa.
Enemmän aikaa asiakaspalvelulle
Asiakastyytyväisyys muodostuu luottamuksesta, yhteistyöstä ja osaavasta palvelusta. Asiakas voi olla meihin yhteydessä luonnollisesti matalalla kynnyksellä. Haluamme auttaa ja olla asiakasta lähellä tarpeen mukaan. Automaatio osaltaan mahdollistaa lisääntyvien neuvontapalveluiden tuottamisen.
Asiakaspalvelukokemus syntyy monesta asiasta, muun muassa siitä, että asiat tehdään oikein, aikataulussa ja sovitusti. Vaikka substanssiasiat, kuten verotuksen optimointi ja moninaiset hallinnolliset tehtävät ovat tilitoimiston arkipäivää, niin asiakassuhteesta huolehtiminen on lisäksi yhteydenpitoa ja asiakkaan kuuntelemista.
Asiakkaallamme on aina asiakasvastuullinen pääkirjanpitäjä. Lisäksi asiakkaan käytössä on koko tiimimme ammattitaito ja kaikki palvelut myös yritysjärjestelyitä, verotusta tai palkkahallintoa koskevissa asioissa. Asiakastyytyväisyystutkimuksen mukaan olemme onnistuneet tehtävässämme erinomaisesti. Kiitos tästä kuuluu koko loistavalle tiimille, samoin kuin asiakkaille, joiden kanssa on mielekästä tehdä yhteistyötä.
Asiakaslähtöiset kokonaisratkaisut
Kehitämme jatkuvasti yhteistyössä NetBaronin® kanssa ratkaisuja, joilla asiakkaamme voivat tehostaa omaa toimintaansa sähköisillä toiminnanohjauksen keinoilla. Maahantuojilla on käytössä Tarjous-Tilaus Varastointi-Toimitus-kokonaisuuteen liittyviä sovellusominaisuuksia, jotka myös tuottavat automaattisesti tietoa sähköiseen taloushallintoon. Huoltoliikkeille on kehitetty samassa NetBaron®-sovellusperheessä oleva huollonohjausjärjestelmä. Tämä mahdollista koko sovellusperheen ominaisuuksien hyödyntämisen mm. rekistereiden, varastojen, sähköiseen työvarausjärjestelmään ja yhdistämisen asiakkaan omille kotisivuille huoltotyö avausta ja seurantaa varten. Lopuksi syötetyt tiedot siirtyvät automaattisesti myynti- ja ostolaskutukseen ja sähköisessä taloushallinnossa hyödynnettäväksi.
Luotettava järjestelmä tuo toimintaan varmuutta
Tilitoimiston kannalta käytettävien NetBaron®-sovellusten toimintavarmuus on avainasemassa. Voin ilolla kertoa, että en muista milloin NetBaronissa olisi ollut viimeksi käyttökatkoksia. Sovellusperhe on erittäin toimintavarma, luotettava, joustava ja nopea käyttää. NetBaron® pysyy ajan tasalla niin viranomaisvaatimusten kuin sovellusominaisuuksien osalta ja päivityksiä tulee tasaisesti koko ajan.
Automaatio vie toimialaamme eteenpäin. Se on hyvä asia, sillä se antaa meille aikaa vaalia asiakastyytyväisyyttä, kehittää osaamistamme sekä omaa ja asiakkaan liiketoimintaa. Alan työtehtävissä korostuu osaava, joustava ja tehokas asiakaspalvelu. Nykyaikaisten sähköisten työkalujen ansiosta ehdimme palvella asiakastamme, olla kiinnostuneita asiakkaan liiketoiminnasta ja löytää ratkaisuja liiketoiminnan haasteisiin. Parhaat asiakassuhteet ovatkin sellaisia, joissa pystymme yhdessä kehittymään ja haastamaan toisiamme.
Jari Hämäläinen
Toimitusjohtaja, Edustustili Oy