Lasketaanko yrityksessänne palkat vielä käsin tai kenties taulukkolaskentaohjelman avulla? Joutuuko palkanlaskija etsimään tarvitsemansa tiedot useista eri järjestelmistä?
Palkanlaskenta vie palkanlaskijalta paljon manuaalista työtä ja raportointiin käytettyä aikaa. Tässä tapauksessa voi palkanlaskentaohjelmisto olla helpoin tapa välttää manuaalisesta palkanlaskennasta aiheutuvat ongelmat.
Hyödynnä palkanlaskijan työaika paremmin
Monissa yrityksissä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot ovat hajallaan eri tiedostoissa ja järjestelmissä. Tällöin palkanlaskijan työajasta isoin osa kuluu siihen, että hän etsii tarvitsemiaan tietoja eri järjestelmistä. Hajallaan olevan tiedon hallinta manuaalisesti tarkoittaa palkanlaskijalle yleensä moninkertaista ja virhealtista työtä.
Palkanlaskentaan tarkoitetun Palkka-Baron ohjelman ansiosta työntekijöiden palkkoihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla ja hallittavissa, jolloin palkkojen laskijan tekemä manuaalinen työ voi parhaimmillaan loppua kokonaan. Kun rutiinityö vähenee, jää palkanlaskijalle enemmän aikaa muihin työtehtäviin.
Virheiden määrä vähenee
Työntekijöiden kannalta on tärkeää, että palkat maksetaan oikeiden korvausehtojen mukaisesti ja, että ne tulevat heidän tileilleen ajallaan. Palkanmaksuun liittyvät virheet lähes poikkeuksetta aiheuttavat tyytymättömyyttä henkilöstön keskuudessa ja toistuessaan ne voivat johtaa myös työmotivaation laskuun.
Jos palkanlaskentaan tarvittavat tiedot kerätään manuaalisesti esimerkiksi yksittäisistä Excel-tiedostoista, on hyvin todennäköistä, että jokin ylityötunti tai sairauspäiväraha jää vahingossa huomioimatta. Palkka-Baron palkanlaskentaohjelman avulla tällaisista virheistä on kuitenkin mahdollista päästä eroon. Virheiden määrä vähenee, kun tietoja ei enää tarvitse tallentaa moneen eri kertaan ja useaan eri paikkaan. Satunnaisten virheidenkin selvittäminen tapahtuu helpommin ja nopeammin, kun tietoja ei tarvitse enää etsiä monesta eri paikasta.
Tiedon jakaminen ja ylläpitäminen helpottuu
Ongelmaksi voi muodostua myöskin se, jos palkanlaskennan tiedot ovat vain yhden ihmisen osaamisen takana. Tällöin palkanlaskijasta tulee helposti korvaamaton, koska manuaalisesti tehdyt työvaiheet sekä tarvittavien tietojen tallennuspaikat ovat kertyneet hiljaiseksi tiedoksi palkanlaskijan omaan päähän.
Korvaamaton palkanlaskija on kuitenkin riski yritykselle. Siksi onkin syytä pyrkiä välttämään sellaista tilannetta, jossa palkanlaskijaa ei voida korvata esimerkiksi sairastumisen tai työpaikan vaihdoksen takia. Työntekijöiden palkat on kuitenkin aina pystyttävä maksamaan ajallaan.
NetBaron ohjelmistojen etuna on se, että kaikki tarvittavat tiedot voidaan pitää yhdessä järjestelmässä, jossa jokaiselle tiedolle on määrätty paikka. Tällöin tiedot ja laskentasäännöt ylläpidetään jatkuvasti järjestelmässä, jolloin esimerkiksi palkanlaskijan työt on mahdollista sijaistaa tilapäisesti tai ne voidaan helposti opettaa uudelle työntekijälle.
Raportointi ja yhteistyö tilitoimiston kanssa tehostuu
Palkka-Baronin avulla voidaan tehostaa myös yrityksen ja tilitoimiston yhteistyötä. Palkka-Baron toimii pilvipalveluna, joten palkanlaskennan eri tehtävät on helppo jakaa yrityksen ja tilitoimiston välillä. Pilvipalvelun ansiosta molemmat osapuolet pystyvät samanaikaisesti käyttämään samaa ohjelmistoa, jolloin tilitoimisto voi esimerkiksi hoitaa varsinaisen palkkojen laskennan ja yritys maksatuksen ja raportoinnin. Siksipä hyvä palkanlaskentaohjelma onkin palkanlaskijan tärkein työkalu
Palkka-baronista voidaan tuottaa myös raportointia yrityksen kirjanpitoon ja sisäiseen laskentaan. Samoin sen avulla voidaan seurata muun muassa työntekijöiden poissaolojen määrää tai yrityksen palkkakuluja. Manuaalisesti tehtynä raporttien tekeminen on työlästä. Palkka-Baron ohjelman ansiosta henkilöstökuluihin liittyvät raportit saadaan tehtyä helposti. Hyvän raportoinnin ansiosta yritys pystyy paremmin arvioimaan omaa tehokkuuttaan sekä optimoimaan omia kustannuksiaann sekä henkilöstöresurssejaan yrityksen tavoitteiden mukaisesti.