Vielä muutama vuosikymmen sitten toiminnanohjausjärjestelmät olivat suuryritysten yksinoikeus, käytännössä valtavia IT-osastojen hallinnoimia kokonaisuuksia – kalliita toteuttaa ja ylläpitää. Tänä päivänä pilvipalvelut ovat mahdollistaneet toiminnanohjauksen sähköistämisen pienillekin toimijoille kohtuulliseen hintaan. Suurimmalla osalla pk-yrityksistä on jo käytössään jonkinlainen toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallinnoidaan vähintäänkin yrityksen tilauskantaa ja taloutta. Pelkän sähköpostin ja exceleiden varassa pelaavat enää harvat. Toiminnanohjauksen käyttöönotto on usein siirtymä vanhoista sovelluksista uusiin. Mitä muutos yritykseltä vaatii?
Organisaation toimintatavat syyniin
Toiminnanohjauksen käyttöönotto on enemmänkin organisaation toimintatapojen vallankumous kuin mikään teknologinen muutos. Se vaatii yrityksen sisäistä tarkastelua nykyisistä toimintamalleista, vanhojen järjestelmien haasteista ja tulevaisuuden toiveista. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä voi parhaassa tapauksessa tuoda yrityksen toimintatapoihin uusia ulottuvuuksia, hälventää osastojen välisiä siiloja, lisätä kommunikaatiota ja mahdollistaa sellaisia parhaita käytäntöjä eri toiminnoissa, joita ei aiemmin ole osattu edes ajatella.
Käyttöönottoa edeltää huolellinen suunnittelu
Suunnittelussa avainasemassa on yritysjohdon sitoutuminen, nykyisten prosessien tunnistaminen ja tavoitetilan hahmottaminen. Tärkein kysymys ohjelmistoa valitessa on: Soveltuuko ohjelmisto yrityksemme prosesseihin? Mikäli yrityksesi toimiala vaatii esimerkiksi sopeutumista tiettyihin lakeihin, on valittava järjestelmä joka tukee tätä. Valintavaiheessa on erittäin tärkeää että ERP järjestelmän myyjä ymmärtää yrityksen toimialaan liittyvät erityisprosessit ja osaa ehdottaa tältä pohjalta yritykselle soveltuvaa kokonaisuutta. Apuna valintavaiheessa voidaan käyttää myös osaavaa ERP-konsulttia, joka etsii markkinoilta parhaiten soveltuvan vaihtoehdon.
Olennaista on ymmärtää, että 100 % soveltuvaa ratkaisua ei ole olemassakaan, vaan valintaprosessissa on mahdollista löytää n. 70-prosenttisesti soveltuva järjestelmä, jolloin loput 30 % on kompromisseja yrityksen toimintatapojen ja toiminnanohjausjärjestelmän ehdottamien toimintatapojen välillä.
Useimpia ohjelmistoja on mahdollista myös testata testitunnuksin ja saada yksilöllisiä esittelyjä sovellusten toiminnoista. NetBaron ohjelmiston testitunnusten kanssa pääset alkuun video-ohjeiden avulla. Näet myös miten NetBaron toimii yhden kirjauksen periaatteella yhteydenotosta aina kirjanpitoon asti.
Käyttöönotto vaatii selkeän projektoinnin
Toiminnanohjaus ja taloushallinto pilvipalveluna vaatii aina käyttöönottovaiheessa projektin, johon koko yrityksen henkilöstö, etenkin johtotaso sitoutuu ja osallistuu aktiivisesti. Pienten ja keskisuurten yritysten osalta käyttöönotto eroaa monessakin suhteessa suurten monikansallisten yritysten ERP-projekteista. Yhteistä on ainoastaan liiketoiminnan kompleksisuuden hallinta, integraatiot, tietoturva ja suorituskyky.
Käyttöönottovaiheessa on tärkeää tunnistaa mitä toiminnallisuuksia yritys tarvitsee toiminnanohjausjärjestelmässä ottaa käyttöön. Myynti, valmistus, jakelu, tuotantoketjun hallinta, työntekijä- ja materiaaliresurssien hallinta, lain edellyttämä raportointi – se mitä osioita tarvitaan käyttöön, riippuu yrityksen toimialasta ja suunnitteluvaiheessa tunnistetuista tarpeista. Paras toiminnanohjaus on muokkautuva, jolloin asetuksia säätämällä voidaan tarvittavia osioita ottaa käyttöön vaiheittain. Taloushallinnon osalta tärkeää on sitouttaa muutokseen myös tilitoimisto, jolloin yritys hyötyy parhaiten automatiikasta toiminnanohjauksen ja taloushallinnon välillä.
Koulutus on vanhasta pois oppimista
Kun ensimmäisessä vaiheessa on riittävän kattavasti selvitetty yrityksen prosessit ja tarvittavat toiminnallisuudet, käyttöönottovaiheessa on olennaista kouluttaa koko henkilöstö käyttämään näitä toimintoja. Käyttöönotto ja koulutusvaiheessa muutos on etenkin henkistä sopeutumista uusiin toimintatapoihin ja vanhoista toimintatavoista pois oppimista.
Toiminnanohjauksen käyttöönotto tai vanhojen järjestelmien vaihto uuteen on aina suuri strateginen muutos, joka vaikuttaa kaikilla yrityksen osa-alueilla. Näin ollen prosessia ei voida sysätä yksittäisen ihmisen tai erillisen IT-osaston harteille. Käyttöönottoa ei myöskään kannata sijoittaa vuoden kiireisimpään sesonkivaiheeseen tai tilinpäätösaikaan.
Suuren yrityksen keskimääräinen käyttöönotto kestää 14 kuukautta, koko sopeutumisprosessiin voi mennä jopa 5 – 8 vuotta. Pienessä yrityksessä toiminnaohjaus ja taloushallinto voidaan saada rullaamaan jo parissa kuukaudessa ja täydellinen sopeutumisprosessi läpi noin vuodessa. Käyttöönoton kesto riippuu yrityksen koosta ja sitoutumisen tasosta. Kouluttaminen ja mentaalisen muutoksen saavuttaminen vaatii myös taloudellisia resursseja sekä henkilöresursseja, joten ohjelmiston hinta ei ole käyttöönoton ainoa kulu.
Onnistuminen vaatii halua jatkuvaan oppimiseen
Kouluttajilla on suuri haaste siirtää tieto lyhyessä ajassa käyttäjille. Olennaista on, että käyttäjät ovat sitoutuneita ja luottavat siihen, että ohjelmisto on toimiva kunhan käyttöönottovaihe on käyty läpi. Käyttöönotto vaikeutuu jos muutokseen ei olla valmiita, jos työtekijöiltä puuttuu yleisesti tietoteknistä osaamista tai he suhtautuvat negatiivisesti tietoteknisiin ratkaisuihin. On hyvä tiedostaa, ettei monimuotoisuutta ja soveltamiskykyä voida opetella yhdellä kertaa, vaan koulutus- ja oppimisprosessi on jatkuvaa.
Yritysjohdolla on käyttöönottovaiheessa merkittävä rooli konfliktien ratkaisijana, työntekijöiden sitouttajina muutokseen ja yhtenäisen strategisen näkökulman kommunikoijina koko yrityksen henkilöstölle. Kouluttajan tarkoitus on neuvoa erilaisia tapoja miten ohjelmistoa voidaan käyttää, joista yrityksen henkilöstö lopulta valitsee heille sopivimmat toimintatavat. Parhaat käytännöt ja yrityksen valitsemat toimintatavat tulee myös tallentaa sisäisiksi ohjeiksi, joihin voidaan palata käyttöönottovaiheen jälkeen. On tärkeää myös tunnistaa käyttöönoton mahdolliset riskit ja varautua niihin sekä luoda mittarit joilla käyttöönoton onnistumista mitataan yrityksen sisällä.
10 kriittistä menestystekijää onnistuneessa käyttöönottoprojektissa
- Yksityiskohtainen organisaation tuntemus ja tieto vanhoista järjestelmistä sekä niiden kompastuskivistä.
- Selkeä ja tiivis strategia, selkeä tavoitetila.
- Ylin johto on mukana ja ”sparraamassa” muutoksen läpiviennissä alusta loppuun.
- Noudatetaan projektin ja prosessinhallinnan käytäntöjä yritysprosessien muokkauksessa.
- Noudatetaan muutoksenhallintakäytäntöjä: muutosjärjestys ja aikataulu liiketoiminnan rytmin mukaisesti.
- Tiimikokoonpanoihin varmistetaan riittävä tietotaito.
- Luodaan selkeät menettelyt tietojen syöttämistä ja tarkkuutta varten.
- Suoritetaan koulutukset ja viestitään virtaviivaisesti.
- Luodaan / valitaan suorituskyvyn mittarit, jotka mittaavat onnistumista
- Ratkaistaan täytäntöönpanomenettelyt tulevaisuutta varten.
Lähteet:
Chaushi, B., Chaushi A. & Dika Z. (2016). Critical success factors in ERP implementation. Academic Journal of Business, Administration, Law and Social Sciences, Vol. 2 No. 3, November 2016.